اهمیت دبیرخانه زمانی مشخص می شود که هر یک از مکاتبات در زمان مورد نیاز قابلیت دسترسی داشته باشند. در این زمان است که یافتن سریع نامه های اهمیت یک نرم افزار دبیرخانه را مشخص می کند.